Jäsenrekisteri
Kalfos ry jäsenrekisteri
Sisällys
2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
10. REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS
13. OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
14. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
1.REKISTERIN PITÄJÄ
Kalfos ry
Lehdespolku 2 A2 01360 VANTAA
0400 757 910
www.kalfos.fi
2.YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Anu Haverinen
anu.haverinen@kalfos.fi
3.REKISTERIN NIMI
Kalfos ry jäsenrekisteri
4.HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Ylläpitää rekisteröityjen yhteystietoja
Kirjata ensisijaiset diagnoositiedot liittymishetkellä (nämä kirjataan vain liittymislomakkeeseen, jäsenrekisteriin tietoja ei kirjata)
Laskuttaa jäsenten jäsenmaksut (jos yhdistys laskuttaa jäsenmaksun itse)
Mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
Yhteydenpito jäsenistöön
Tilastotieto toiminnan suunnittelua, arviointia ja kehittämistä varten
Mahdolliset muut yhdistyksen toimintaan liittyvät tarkoitukset (esim. jäsentapahtumiin liittyvä henkilötietojen käsittely)
5.REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Henkilötiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, sukupuoli, diagnoosi, luottamustoimet, laskuluettelo
Jäsenyyden kuluessa kertynyt tieto henkilötietojen käsittelyn tarkoitus-kohdan asioista
6.SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteröityjen itse antama tieto
7.TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET
Jäsenten nimi, osoite, (sähköpostiosoite, puhelinnumero) ja syntymäaika tallennetaan Invalidiliitto ry:n henkilötietorekisteriin. Tietoja käytetään It-lehden tilaajarekisterissä, järjestövakuutuksen vakuutettujen rekisterissä, liittovaalien yhteydessä äänioikeutettujen rekisterissä, jäsenkorttien postitusrekisterissä, jäsenlaskutuksessa sekä Invalidiliiton yhteydenpidossa jäseniin. Rekisterinpitäjä ei luovuta säännönmukaisesti muita rekisteröityjen henkilötietoja ulkopuolisille.
8.TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9.REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisteriin tallennettavat tiedot vaativat henkilön suostumuksen tietojen tallentamiseen. Yhdistyksen jäsenyys oikeuttaa nimi- ja kotipaikkatietojen tallentamisen.
Lisäksi rekisteröity antaa 25.5.2018 alkaen kutakin tiettyä tarkoitusta varten erillisen suostumuksensa tietojen tallentamiseen joko sähköisellä tai paperisella lomakkeella.
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ovat oikeutettuja asianmukaisesti käsittelemään vain käyttöoikeuden saaneet, jäsenyhdistyksen tietosuojavastaava tai tietosuoja-asioista vastaava/t.
Rekisteritietoja säilytetään niin kauan kunnes rekisteröity itse pyytää poistamaan häntä koskevat jäsentiedot rekisteristä tai jäsenyyden katsotaan muuten päättyneen, ellei jokin velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn johdosta pakota näitä tietoja pidempään säilyttämään.
10.REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS
Tiedot tallennetaan Kehätieto Oy:n toimittamaan Kilta jäsenrekisteriin ja Kalfos ry:n omaan jäsenrekisteriin. Paperisten hakemusten ja suostumusten tiedot siirretään jäsenrekisteriin. Tallennuksen jälkeen tietoja säilytetään kuten henkilökohtaisia arkaluontoisia tietoja sisältävät dokumentit lain mukaan tulee säilyttää, jäsenyyden ajan. Yhdistyksen jäsentapahtumia ym. varten kerättyjä henkilötietoja käytetään vain tapahtuman järjestelyjä varten. Tapahtuman jälkeen tiedot säilytetään siltä osin kuin toimintakertomusta ja tilinpäätöstä varten tarpeellista. Muut tiedot hävitetään tapahtuman jälkeen.
Järjestelmän käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeus päätetään henkilön siirtyessä pois tehtävästä.
11.REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
Tietosuojaseloste on saatavilla
Kalfos ry:n kotisivuilla
pyydettäessä tietosuojasta vastaavalta henkilöltä postitettuna tai sähköpostitse
12.TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä, sähköpostitse tai henkilökohtaisesti käymällä tai toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen tarkastuspyyntö oman jäsenyhdistyksensä yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Mahdollisesta tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen todistus.
Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi vielä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kirjallisesti perustellun epäämistodistuksen. Tietosuojavaltuutetun käsittely on maksuton kerran vuodessa, muuten peritään tarkastuksesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.
13.OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivettä. Vaatimus henkilötietojen korjaamisesta pyydetään toimittamaan sähköpostitse yhteyshenkilölle toimittamalla kirjallinen rekisteritietojen korjaamisvaatimus.
Rekisterinpitäjä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon viivytyksettä. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen korjaamisesta päättää rekisterinpitäjä.
14.MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.